Stelling
"Zorgen dat mensen op kunnen gaan in hun werk is nu de beste remedie tegen de crisis."
6
12
  
View
Partners
Partners
altijd het laatste nieuws!

Meld u hier aan voor de gratis e-mailnieuwsbrief.

Een leven lang inzetbaar?

Met interventies en best practices

Gratis whitepapers!

>> Zoek, vind en download

Volg ons nu

Tweets over duurzame inzetbaarheid

Thuis Dossiers Langer werken 10 Tips om virtuele teams optimaal te laten werken
Langer werken

10 Tips om virtuele teams optimaal te laten werken

Teamwork overleg

Virtuele teams zijn niet meer weg te denken uit onze wereldwijde economie. Ook in Nederland werken we nu (noodgedwongen) virtueel samen aan de beste producten en diensten. Maar hoe hou je al die thuiswerkers goed bij elkaar?

Het beste antwoord op die vraag komt van de mensen die veel ervaring hebben met deze werkwijze. Zoals Michael D. Watkins, managementauteur en professor aan de IMD Business School op HBR. Hij vraagt zich al sinds 2013 af hoe je een virtueel team bijeen houdt, en de teamleden optimaal laat samenwerken.

Wat is een virtueel team?

Maar wat is volgens Watkins eigenlijk een virtueel team? Zijn omschrijving is interessant omdat het de verschillen benadrukt met andere soorten teams. Een virtueel team bevat een harde kern van teamleden die vooral elektronisch met elkaar communiceren en interacteren, en de leden van een virtueel team hebben elkaars input nodig om samen resultaten te behalen. Ze maken dus niet elk een deelproduct en schuiven dat door.

10 Tips voor optimale virtuele teams

De tips van Watkins, gebaseerd op eigen ervaringen en input van een discussie op LinkedIn, combineren we met tips van the Young Entrepreneur Council (YEC), een virtuele groep jongere denkers op Forbes. We hebben het tenslotte over virtueel teamwork, en dat kent geen grenzen.

1} Begin met een fysieke ontmoeting.

Vreemd natuurlijk, om elkaar fysiek te ontmoeten aan het begin van een virtuele samenwerking. Maar persoonlijke ontmoetingen zijn nog altijd beter om onderlinge relaties op te bouwen en het vertrouwen te versterken in elkaar, professioneel en persoonlijk. Deel je gedachten over hoe je de samenwerking ziet, wat we willen of moeten bereiken, en maak afspraken over de manier van samenwerken in de praktijk.

2} Verduidelijk taken en processen, niet alleen doelen en rollen.

In de eerste anderhalve maand van de samenwerking moet de teamleider duidelijk zijn over doelen, rollen en verantwoordelijkheden. Dat geldt voor elk team, maar bij virtuele teams is die duidelijkheid extra belangrijk omdat je (ver) van elkaar zit. Veel aandacht geven aan taakontwerp en gedetailleerd plannen is wat Watkins virtuele teamleiders aanraadt in de opstartfase. Expliciet aangeven en vastleggen wie wat doet kan dan misverstanden voorkomen. Die kan je zeker aan het begin niet gebruiken, lijkt hij te suggereren. Want dan is het vertrouwen weg, en kan het hele team uit elkaar vallen. Ook Firas Kittaneh van YEC werkt met gedetailleerde planningen per week, en zelfs per werkdag. Opvallend verschil is dat zij die planningen in nauwe samenwerking met de teamleden opstelt. Dat doet ook Abeer Raza, waarbij het ook kan gaan over problemen in de virtuele samenwerking.

3} Maak duidelijke afspraken over de communicatie.

Ook de communicatie moet je strak houden volgens Watkins. Maak duidelijke afspraken over gedrag tijdens de virtuele vergaderingen. Inclusief achtergrondgeruis, gesprekken met anderen, duidelijk en rustig praten. En spreek onderling af wat je behandelt per mail, telefoon of app en wanneer je een gedeeld document laat rondgaan. Deze discipline is volgens Watkins noodzakelijk omdat je niet lijfelijk bij elkaar zit tijdens virtuele vergaderingen. De context ontbreekt om een grapje of relativerende opmerking goed te kunnen plaatsen.

4} Iedereen gebruikt dezelfde technieken.

Kies niet altijd voor de meest geavanceerde versie van een app, camera of smartphone. Het is beter voor de samenwerking om een versie te nemen waar iedereen mee kan werken. Als sommige teamleden moeilijker verbinding kunnen maken, of gebruiksmogelijkheden missen ontstaan subgroepjes binnen een team waardoor sommige leden meer weten dan anderen. Die informatieongelijkheid kan een team in korte tijd uiteen doen vallen.

5} Zorg voor regelmaat in het virtuele team.

Leden van een virtueel team hebben veel meer vrijheid dan ‘gewone’ werknemers. In principe kunnen ze werken waar, en wanneer ze maar willen. Zolang het werk op tijd afkomt. Om de samenhang in het team te behouden moet je daarom op regelmatige tijden vergaderingen of ontmoetingen inplannen, bij voorkeur op hetzelfde tijdstip elke dag. Behandel het ook echt als een normale vergadering, dus met een voorzitter, een agenda vooraf rondsturen, communiceren volgens het protocol en op tijd eindigen.

6} Let op het taalgebruik.

In de Angelsaxische wereld zijn de verschillen tussen Amerikaans, Australisch en Brits Engels berucht. Europeanen die Engels spreken voegen daar meestal nog meer potentiële ruis aan toe. Gaat het om een technisch of wetenschappelijk project dan zijn de kansen op misverstanden wat kleiner. Maar is het onderwerp minder exact, dan ontstaan er snel veel interpretatieverschillen. Zodra iets onduidelijk wordt, moet de gespreksleider ingrijpen en vragen om opheldering. Wat bedoelen we precies waarmee? Denk als inspiratie aan de ‘NASA newspeak’ die astronauten met de vluchtleiding in Houston gebruikten tijdens de Apollo-vluchten.

7} Denk aan het virtuele koffieapparaat.

Als de conversatie alleen gaat over het werk, komt essentiële informatie vaak niet goed door. Ook gaat de teamsamenhang verloren als het niet eens kan gaan over voetbal, kinderen, de auto van de buren of die verschrikkelijke pandemie. Daarom raadt ook Watkins aan om elke vergadering te beginnen met een informeel rondje vertellen hoe het gaat, wat gaat goed en wat is lastig.

8} Vorderingen bijhouden.

Hoe goed zit elk teamlid nog in de wedstrijd? Hoe betrokken is iedereen nog bij de zaak, hoe bevlogen voor zijn en haar werk? Dat scherp bijhouden is belangrijk, benadrukt ook Watkins. Let daarbij ook op afschuifgedrag. Daarbij helpt minutieus de vorderingen bijhouden van elk teamlid op weg naar een doel waar ze zich vooraf aan hebben gecommiteerd. Hou de vorderingen van iedereen bij op een scorebord, dat verduidelijkt en motiveert.

9} Werk aan gedeeld leiderschap.

Taken, doelen en rollen definiëren en bewaken duwt mensen in de (hopelijk) goede richting; die verantwoordelijkheid delen betekent dat meer mensen aan de anderen gaan ‘trekken’. Maak ze verantwoordelijk voor een deelproject, laat teamleden elkaar coachen op basis van expertise, zoek een mentor om nieuwe teamleden in te werken of vraag een teamlid om iets te doen aan virtuele teambuilding. Gedeelde verantwoordelijkheid maakt het team robuuster en duurzamer, lijkt Watkins te suggereren.

10} Eén-op-éengesprekken blijven voeren.

Teamleiders moeten regelmatig gesprekken voeren met elk teamlid apart. Over de voortgang in het werk, maar ook over de doelen, de achterliggende visie en om het belang te benadrukken van zijn of haar aandeel bij de realisatie. Watkins noemt dit een essentiële voorwaarde om een team te laten werken. Leden van de YEC gaan hier veel verder in. Zo zorgt Jonathan Steiman, Peak Support dat hij elk nieuw teamlid zelf inwerkt om een goede relatie op te bouwen, en vooral om aan te geven: ik ben er voor jou. Dat open deurbeleid versterkt hij door elke reactie op het anonieme reactieforum te delen met alle teamleden. Ook wil Steiman feedback van elk teamlid tijdens elke vergadering. Zoniet, dan gaat hij er achteraan in een persoonlijk gesprek.

Beheersing of dialoog?

De benadering van virtueel teamwork door Watkins doet soms wat ouderwets aan. De sturing is vooral top-down, en de interactie lijkt vooral gericht op controle en beheersing. Zijn aandacht voor misverstanden lijkt zeer terecht, maar de oplossing komt neer op meer controle en beheersing. Een fris contrast bieden de suggesties van het YEC op Forbes. Veel meer gericht op samenwerking, dialoog en interactie. Dat lijkt (nog) meer kans te bieden op een geslaagd virtueel samenwerkend team.



Print Friendly, PDF & Email
Tags : ,
Categorie : Langer werken, Nieuws, Tools
De week van Duurzame Inzetbaarheid 2020

Promo week duurzame inzetbaarheid23 tot en met 27 november: De week van Duurzame Inzetbaarheid

Duurzame inzetbaarheid is niet voor niets nog steeds één van de belangrijkste HR-thema’s. Het is de taak van HR om de medewerker nu en in de toekomst inzetbaar te houden. In een omgeving die steeds sneller verandert, is dat voor veel organisaties een uitdaging. Hoe zorg je er voor dat de medewerkers vitaal, vakbekwaam en gemotiveerd blijven?

Tijdens de week van duurzame inzetbaarheid organiseert PW. in 2020 opnieuw hét event Duurzame Inzetbaarheid. Hét jaarlijkse vakevent waar je letterlijk en figuurlijk voelt wat duurzame inzetbaarheid inhoudt en wat je moet doen om er binnen de organisatie mee aan de slag te gaan.

Bekijk de informatiepagina!

E-mailnieuwsbrief

visual_ezine2Elke week het laatste nieuws over duurzame inzetbaarheid in uw inbox?

Meld u aan voor de nieuwsbrief

Volg ons #overdi

facebook     Linkedin     twitter

Opleidingen

Heeft u al eens een bezoek gebracht aan het opleidingsplatform van PW? Schrijf u in voor de maandelijke event nieuwsbrief en blijf op de hoogte van de nieuwste events & opleidingen voor HR. Bekijk het actuele aanbod events: PW. academy

Check de werkplek
Is er nog onvoldoende aandacht voor de werkplek, werkhouding en beweging binnen de organisatie? De Werkplekchecker is een flexibele scan die een snelle beoordeling van de persoonlijke beeldschermwerkplek maakt. Dit kan tijdens het werk en op de werkplek, zonder het inhuren van een adviseur. Voorkom productiviteitsverlies, gezondheidsklachten en ziekteverzuim!
Meer informatie / programma

Boeken

Een leven lang inzetbaar
Duurzame inzetbaarheid van werknemers is een belangrijk thema in Nederland gezien de vergrijzing en ontgroening van onze arbeidsmarkt. Maar wat is duurzame inzetbaarheid precies?
Meer informatie

Leidinggeven aan talentontwikkeling
Medewerkers laten leren zonder ze een dure cursus aan te biede. En ze helpen om budgetneutraal optimale prestaties neer te zetten. Leer hoe je dit alledaags stimuleert.Trek talentontwikkeling naar een hoger plan.
Meer informatie

 

Whitepapers
Vakmedianet gebruikt cookies om bepaalde voorkeuren te onthouden en af te stemmen op uw vakmatige interesse. Meer informatie over het gebruik van cookies .

Schrijf u in voor de nieuwsbrief van Over Duurzame Inzetbaarheid