Stelling
"Het antwoord op het thuiswerk-dilemma is mensen flexibeler laten werken."
6
1
  
View
Partners
Partners
altijd het laatste nieuws!

Meld u hier aan voor de gratis e-mailnieuwsbrief.

Een leven lang inzetbaar?

Met interventies en best practices

Gratis whitepapers!

>> Zoek, vind en download

Volg ons nu

Tweets over duurzame inzetbaarheid

Thuis Dossiers Langer werken Met een duurzame tijdsindeling komt meer uit je handen
Langer werken

Met een duurzame tijdsindeling komt meer uit je handen

planningen en werkdrukte

Het is alweer zo laat: bijna 5 uur, en de agenda’s, to do-lijstjes, piepers en apps staan nog vol met oproepen, verzoeken en te behandelen zaken. Met welke duurzame tijdsindeling kan je de immer toenemende tijdsdruk beter de baas? En dan het liefst zodanig dat je er een beter gevoel aan overhoudt?

Deadlines, drukke agenda, korte nachten slapen, vroeg eruit of laat erin. De manier waarop medewerkers tijd beleven, blijkt van grote invloed op hun duurzame inzetbaarheid. De ene medewerker heeft het gevoel dat tijd door z’n handen glipt of kan alleen maar denken aan de deadlines van de komende maand. De ander werkt stap voor stap z’n planning door en leeft – en werkt – in ‘het nu’.

Breed en positief toekomstperspectief

Tijd is niet hetzelfde voor iedereen. Sommige mensen zijn meer op de toekomst gericht, anderen leven in het nu. Sommigen blijven hangen in vroegere tijden. Wie een breed en positief tijdsperspectief heeft denkt vaak en graag aan het verleden, kan van elk moment optimaal genieten en kan ook met plezier naar de toekomst kijken.

Broeders en wegmeppers

Hoe delen mensen hun tijd in? We bedoelen dan de dagelijkse werkdag. Grofweg zijn er twee soorten werkende mensen: de ‘broeders’, en de wegmeppers. De ‘broeders’ zijn mensen die werk zo veel mogelijk uitstellen. De analytisch ingestelden onder ons bekijken de taak eerst eens van zo veel mogelijk kanten, en nemen dan een kopje koffie. Ondertussen bezinnen ze zich op de beste manier(en) om dit aan te pakken. De ‘wegmepper’ doet daar niet aan. Hij vindt het een sport om zo veel mogelijk werk af te handelen zodra het op zijn bord komt.

Vasthouden aan prioriteiten

Beide soorten gedrag hebben voors en tegens. Uitstellers missen het momentum, lijken sloom en incapabel, maar halen vaak wel de betere resultaten. Wegmeppers zijn vaak vermoeider aan het eind van een werkdag. Ze hebben vaak geen idee meer wat ze hebben gedaan, ze zijn het overzicht kwijt. Mensen die afhankelijk van de situatie kiezen voor een van beide werkstrategieën houden daar het beste gevoel aan over. Het zijn mensen die weinig uitstellen, stipt zijn en goed kunnen vasthouden aan taken. Ze hebben meer eigenwaarde en minder burn-outsymptomen. Daarnaast komen ze vitaler over, omdat ze minder klagen over tijdgebrek en werkstress.

5 Tips voor een duurzame tijdsindeling

1} Maak een planning per maand

Kijk wat verder vooruit, per maand bijvoorbeeld, naar de kritische momenten bij elke opdracht. Hierop zou elke druk bezette werknemer zijn week- of zelfs maandagenda regelmatig moeten bijstellen. Dan herken je eerder wanneer er (te)veel piekperioden tegelijk zijn, en kan je proberen om wat pieken op- of uit te schuiven. Wat zijn de belangrijkste resultaten in elk project, voor elk team? Wat zijn de belangrijkste doelen waar jij aan kunt bijdragen? Waar jij dus echt op kunt pieken, of het verschil kunt maken?

Duurzame tijdsindeling betekent vooral: schrappen!

Vaak kom je dan uit op een (was)lijst aan zaken die je graag wilt doen, en waarvan anderen graag willen dat je ze doet. Misschien is het een goed idee om enkele weken te gaan werken met die lange lijst. Kijk daarna welke items nog onaangeroerd op de lijst staan. Dat zijn de potentiële doorstrepers, de zaken die niet op je lijst horen. Hiervoor pleit de bekend freelance journalist Rebecca Knight in haar artikel ‘Stop Feeling Guilty About Your To-Do List‘. Zij citeert Whitney Johnson, een bekende management coach in de VS, die aanraadt om dergelijke items medogenloos te schrappen. De dag is er gewoon niet lang genoeg voor. Maar zijn het zaken die je echt moet doen terwijl het er steeds maar niet van komt, dan helpt alleen inplannen op vaste tijden elke week, of maand. Overigens: het werk staat niet stil. Dat geldt dus ook voor je prioriteitenlijst(je). Alles afkrijgen is onmogelijk. Regelmatig opnieuw prioriteren is onvermijdelijk voor een duurzame tijdsindeling.

2} Prioriteer per dag.

Bekijk het werk aan het begin van elke werkdag opnieuw, en in onderlinge samenhang. Meer dan 24 uur zit er niet in een dag, en dat geldt voor iedereen. De eerste vraag bij een volle agenda is dus: wat doen we niet vandaag? Wie op een dag (te) vaak switcht tussen taken, projecten en teams, heeft steeds opnieuw insteltijd nodig om de informatie van de andere taken naar de achtergrond te laten zakken. Het gevolg is concentratieverlies en slechter resultaat dan wanneer je de taken achter elkaar uitvoert.

Duurzame tijdsindeling kan ook per dag

Denk ook aan je eigen optimale dagindeling: wanneer ben je op je best / productiefst / creatiefst / slimst, kortom ‘uitgeslapendst’? Pak dan de grote of ingewikkeldste klussen (de ‘olifanten’) aan. Hou bepaalde concentratietijden aan. Doe de routineklussen op de andere tijden, waarbij je ook meer tijd hebt voor onderbrekingen. En wie weet dat hij vaak onderbroken gaat worden tijdens een taak: probeer om dan een taak uit te voeren waarbij je de draad makkelijk weer kunt oppakken.

3} Doe aan verwachtingsmanagement.

Wie bezig is met een concentratietaak, doet er goed aan om een bordje ‘niet storen’ op te hangen. Dat geldt ook in het digitale tijdperk: zet zo veel mogelijk stoorzenders uit. Zet mail en berichtendiensten uit tijdens dat werk, met een automatische verwijzing naar de tijd waarop je klaar zult zijn. Wees liever duidelijk over zaken die je (nu) niet kunt doen dan teveel hooi tegelijk op je vork laden. Mensen vinden dat niet leuk, maar iets toezeggen en het dan niet kunnen doen vinden ze nog vervelender.

Laat ook regelmatig weten hoe ver je bent met die ingewikkelde taak. Zeker als de taak lang duurt. Dat geeft vooral managers het prettige gevoel dat ze het project beheersen. Duiken er toch stoorzenders op tijdens het werk, bevestig dan kort en krachtig dat je hun input hebt begrepen, bijvoorbeeld met een kort ‘weet ik’ of een knikje ter bevestiging. Mensen weten dan dat je erop terug komt als je hiermee klaar bent.

Een duurzame tijdsindeling past optimaal bij jezelf

Het verwachtingsmanagement strekt zich ook uit tot jezelf. Wie vaak blijft zitten met half afgewerkte to-dolijstjes en afspraken moet verzetten, gaat zichzelf een sukkel vinden. Niet doen, zegt Rebecca Knight in ‘Stop Feeling Guilty About Your To-Do List‘. Om te beginnen overschatten veel mensen wat ze kunnen doen aan het begin van elke werkdag en werkweek. Kijk liever naar een wat langere periode in het recente verleden (bijvoorbeeld een maand of halfjaar geleden), en gebruik dat als benchmark. Sla de rustiger periodes en vakantietijden over. Kijk dan ook eens wat realistischer naar je prioriteiten. Je kunt van alles heel belangrijk vinden, en je collega’s plus leidinggevende zullen zeker nog veel meer zaken zo classificeren. Maar geven ze er ook voldoende middelen (tijd, budget, steun) voor? Concentreer je liever op de zaken waar je echt ‘het verschil kunt maken’, adviseert Knight.

4} Denk (ook) aan jezelf.

Werken aan meerdere opdrachten, projecten, taken of klussen tegelijk betekent vaak dat je sommige kennis en ervaring ontwikkeld door anderen niet goed begrijpt. En dat komt vaak weer omdat je de manier waarop het is ontstaan niet volledig mee heeft gekregen. Mensen doen er dus goed aan om proactief, en van tevoren te bepalen welke kennis ze willen opdoen in elk team of project, welke doelen ze willen bereiken en wat ze van hun deelname willen opsteken.

Hierbij kan ook horen: bepaal vooraf met welke mensen je per se wilt samenwerken. En neem regelmatig kort de tijd om de persoonlijke doelen na te lopen. Welke informatie, welke ervaringen tijdens dit project hebben me wijzer gemaakt? Heb ik er wat van geleerd, en wat zou ik er nog van moeten opsteken? Daarbij gaat het niet alleen om je persoonlijke doelen. Het meeste werk is teamwork. De vraag die je jezelf zou moeten stellen aan het eind van elke werkdag is daarom niet zozeer ‘wat heb ik bereikt’, maar ‘waaraan heb ik bijgedragen’, stelt Rebecca Knight.

5} Denk om de marge

Bijna alles duurt wat langer dan je zou willen. Dat geldt zeker bij haast, of drukte. Plan dus altijd wat extra tijd voor elke taak, afspraak of gebeurtenis. Dan kan het alleen maar meevallen. En het geeft wat ruimte om een collega in nood te helpen of mee te werken aan een spoedklus. Dat geeft niet alleen veel extra voldoening, het is ook goed voor je reputatie. Maar probeer verder wel om zo veel mogelijk te blijven werken volgens de dagagenda. Anders verlies je extra tijd door opnieuw plannen en paniekreacties op onverwachte zaken.



Print Friendly, PDF & Email
Tags :
Categorie : Langer werken, Nieuws, Rendement op arbeid
Hét vakevent duurzame inzetbaarheid 2020

26 november 2020 | Hét vakevent over duurzame inzetbaarheid

Duurzame inzetbaarheid is niet voor niets nog steeds één van de belangrijkste HR-thema’s. Het is de taak van HR om de medewerker nu en in de toekomst inzetbaar te houden. In een omgeving die steeds sneller verandert, is dat voor veel organisaties een uitdaging. Hoe zorg je er voor dat de medewerkers vitaal, vakbekwaam en gemotiveerd blijven?

Tijdens de week van duurzame inzetbaarheid organiseert PW. in 2020 opnieuw hét event Duurzame Inzetbaarheid. Hét jaarlijkse vakevent waar je letterlijk en figuurlijk voelt wat duurzame inzetbaarheid inhoudt en wat je moet doen om er binnen de organisatie mee aan de slag te gaan.

Bekijk de informatiepagina!

E-mailnieuwsbrief

visual_ezine2Elke week het laatste nieuws over duurzame inzetbaarheid in uw inbox?

Meld u aan voor de nieuwsbrief

Volg ons #overdi

facebook     Linkedin     twitter

Opleidingen

Heeft u al eens een bezoek gebracht aan het opleidingsplatform van PW? Schrijf u in voor de maandelijke event nieuwsbrief en blijf op de hoogte van de nieuwste events & opleidingen voor HR. Bekijk het actuele aanbod events: PW. academy

Check de werkplek
Is er nog onvoldoende aandacht voor de werkplek, werkhouding en beweging binnen de organisatie? De Werkplekchecker is een flexibele scan die een snelle beoordeling van de persoonlijke beeldschermwerkplek maakt. Dit kan tijdens het werk en op de werkplek, zonder het inhuren van een adviseur. Voorkom productiviteitsverlies, gezondheidsklachten en ziekteverzuim!
Meer informatie / programma

Boeken

Een leven lang inzetbaar
Duurzame inzetbaarheid van werknemers is een belangrijk thema in Nederland gezien de vergrijzing en ontgroening van onze arbeidsmarkt. Maar wat is duurzame inzetbaarheid precies?
Meer informatie

Leidinggeven aan talentontwikkeling
Medewerkers laten leren zonder ze een dure cursus aan te biede. En ze helpen om budgetneutraal optimale prestaties neer te zetten. Leer hoe je dit alledaags stimuleert.Trek talentontwikkeling naar een hoger plan.
Meer informatie

 

Whitepapers
Vakmedianet gebruikt cookies om bepaalde voorkeuren te onthouden en af te stemmen op uw vakmatige interesse. Meer informatie over het gebruik van cookies .

Schrijf u in voor de nieuwsbrief van Over Duurzame Inzetbaarheid