Stelling
"Nog liever een flutbaan dan te vroeg met pensioen gaan."
14
58
  
View
Partners
Partners
altijd het laatste nieuws!

Meld u hier aan voor de gratis e-mailnieuwsbrief.

Een leven lang inzetbaar?

Met interventies en best practices

Gratis whitepapers!

>> Zoek, vind en download

Volg ons nu

Tweets over duurzame inzetbaarheid

Thuis Dossiers Langer werken Een virtueel team optimaal laten werken: 12 tips
Langer werken

Een virtueel team optimaal laten werken: 12 tips

Teamwork overleg

Een virtueel team was al voor de pandemie bijna standaard in onze wereldwijde economie. Ook in Nederland werken we nu (noodgedwongen) bijna altijd virtueel samen aan de beste producten en diensten. Maar hoe hou je al die thuiswerkers goed bij elkaar?

Het beste antwoord op die vraag komt van de mensen die veel ervaring hebben met deze werkwijze. Zoals Michael D. Watkins, managementauteur en professor aan de IMD Business School op HBR. Hij vraagt zich al sinds 2013 af hoe je een virtueel team bijeen houdt, en de teamleden optimaal laat samenwerken.

Wat is een virtueel team?

Volgens Watkins bevat een virtueel team een harde kern van teamleden die vooral elektronisch met elkaar communiceren en interacteren. De leden hebben elkaars input nodig om samen resultaten te behalen. Ze maken dus niet elk een deelproduct en schuiven dat door.

Let op de non-verbale communicatie

Zo’n verspreide groep mensen managen die alleen elektronisch zijn verbonden is iets heel anders dan bij elkaar in een ruimte zitten. Mensen missen allerlei non-verbale signalen dat iemand wil overleggen of werk wil overdragen, even kort bijsturen, aansporen of een grap maken komt niet echt aan. Teamleden moeten meer eigen verantwoordelijkheid dragen voor hun werk. Niet alleen het hoe, ook het wanneer komt meer bij henzelf te liggen.

12 Tips voor een optimaal virtueel team

De tips van Watkins, gebaseerd op eigen ervaringen en input van een discussie op LinkedIn, combineren we met tips van management consultant Timothy R. Clark op HBR. Met daarbij nog adviezen van the Young Entrepreneur Council (YEC), een virtuele groep jongere denkers op Forbes. Met in totaal 12 tips krijg je als leidinggevende een gedetailleerde blauwdruk om het virtuele team optimaal te laten samenwerken.

1} Begin met een fysieke ontmoeting.

Persoonlijke ontmoetingen zijn altijd nog de beste manier om relaties op te bouwen. Deel je gedachten over hoe je de samenwerking ziet, wat we willen of moeten bereiken, en maak afspraken over de manier van samenwerken in de praktijk. Kan dit (nu even) niet fysiek? Heb het dan de eerste keer over het motiverende, gezamenlijke doel van dit team. Het team ‘purpose’. Welk probleem, knelpunt of kwestie gaan we oplossen? Voor wie?

2} Verduidelijk taken en processen, niet alleen doelen en rollen.

In de eerste anderhalve maand moet de teamleider duidelijk zijn over doelen, rollen en verantwoordelijkheden. Geef, zeker in de opstartfase, veel aandacht aan taakontwerp en plan gedetailleerd, raadt Watkins aan. Expliciet aangeven en vastleggen wie wat doet kan dan misverstanden voorkomen. Waarschijnlijk werkt het beter als je die planningen in nauwe samenwerking met de teamleden opstelt. Niet als gedetailleerd dictaat, maar als verantwoordelijkheids- en resultaatgebieden. Zelfroosteren is niet voor niets een van de trending topics dit jaar. Virtuele teamleden hebben meer autonomie nodig dan fysieke teams.

3} Maak duidelijke afspraken over de communicatie.

Ook de communicatie moet je strak houden volgens Watkins. Maak duidelijke afspraken over gedrag tijdens de virtuele vergaderingen. Inclusief achtergrondgeruis, gesprekken met anderen, duidelijk en rustig praten. En spreek onderling af wat je behandelt per mail, telefoon of app en wanneer je een gedeeld document laat rondgaan. Hoe belangrijk goede communicatie is, blijkt ook uit dit artikel van Robert Half.

4} Hou vaak contact met elkaar.

Minstens tweemaal per dag contact hebben met elk teamlid, raadt Clark de manager op afstand aan. Ook als er niet veel is te melden. Idealiter doe je dat met instant messaging apps, want hoe minder tijd er zit tussen bericht en reactie, des te beter. Clark stelt zelfs een dagelijkse groepsbijeenkomst per video (Skype?) voor, waarbij de teamleden elkaar zichtbaar kunnen aanmoedigen of ondersteunen. Elke dag begint een ander teamlid. Als manager ben je er natuurlijk altijd bij. Misschien wat erg strak? Toch: minder communicatie voedt onzekerheid, en verhardt misverstanden.

5} Let goed op non-verbale signalen.

Als je alleen video hebt, of zelfs dat niet, is het veel lastiger om te weten hoe iemand ‘in de wedstrijd zit’. Let dus goed op allerlei patronen in de uitingen van een teamlid, zegt Clark terecht. Let daarbij vooral op de mensen die weinig tot niets inbrengen. Ook geschreven teksten verraden al snel een gemoedstoestand: kortaf, paniekerig of ruim de tijd nemend voor een briefje met begin en einde. Het helpt natuurlijk ook als je weet hoe de ander dat normaliter doet. Een afwijkend patroon kan duiden op een emotionele omslag.

6} Iedereen gebruikt dezelfde technieken.

Kies niet altijd voor de meest geavanceerde versie van een app, camera of smartphone. Het is beter voor de samenwerking om een app of versie te nemen waar iedereen mee kan werken. Anders ontstaan al snel subgroepjes, waardoor sommige leden meer weten dan anderen. Die informatieongelijkheid kan een team in korte tijd uiteen doen vallen.

7} Een virtueel team gedijt het beste met regelmaat.

Leden van een virtueel team hebben veel meer vrijheid dan ‘gewone’ werknemers. In principe kunnen ze werken waar, en wanneer ze maar willen. Zolang het werk op tijd afkomt. Om de samenhang in het team te behouden moet je daarom op regelmatige tijden vergaderingen of ontmoetingen inplannen. Behandel het ook echt als een normale vergadering, dus met een voorzitter, een agenda vooraf rondsturen, communiceren volgens het protocol en op tijd eindigen.

8} Denk aan het virtuele koffieapparaat.

Als de conversatie alleen gaat over het werk, komt essentiële informatie vaak niet goed door. Ook gaat de teamsamenhang verloren als het niet eens kan gaan over voetbal, kinderen, de auto van de buren of die verschrikkelijke pandemie. Daarom raadt Watkins aan om elke vergadering te beginnen met een informeel rondje vertellen hoe het gaat, wat gaat goed en wat is lastig.

9} Mensen ondersteunen elkaar.

Een team van (meestal) zes medewerkers of meer op afstand managen is erg vermoeiend. Vooral omdat je steeds goed moet letten op non-verbale signalen bij iedereen over hoe het gaat. Daarom raadt Clark een buddy-systeem aan: twee teamleden houden elkaar in de gaten. Zo is er meer onderlinge steun, ook emotioneel. De buddies hebben dagelijks contact, en bespreken onderling hoe het gaat, met het werk, de betrokkenheid en de motivatie. Lees hier meer over de sociale aspecten bij het leidinggeven aan virtuele teams.

10} Vorderingen bijhouden.

Hoe goed zit elk teamlid nog in de wedstrijd? Hoe betrokken is iedereen nog bij de zaak, hoe bevlogen voor zijn en haar werk? Dat scherp bijhouden is belangrijk, benadrukt ook Watkins. Spreek waardering uit zodra het kan, dat motiveert de werkers op afstand enorm en het voorkomt misverstanden. Maar let ook op afschuifgedrag. Hou de vorderingen van iedereen scherp bij op een scorebord, dat verduidelijkt en motiveert.

11} Eén-op-éengesprekken blijven voeren.

Teamleiders moeten regelmatig gesprekken voeren met elk teamlid apart. Over de voortgang in het werk, maar ook over de doelen, de achterliggende visie en om het belang te benadrukken van zijn of haar aandeel bij de realisatie. Watkins noemt dit een essentiële voorwaarde om een team te laten werken. Leden van de YEC gaan hier veel verder in. Ze werken elk nieuw teamlid zelf in, vooral om aan te geven: ik ben er voor jou.

12} Blijf optimistisch.

Optimisme is besmettelijk, stelt Clark. Alle reden dus om als leidinggevende zo veel mogelijk positief te blijven over de kansen om hier ongeschonden doorheen te komen. Benadruk het doel en het nut van het werk dat wel hier met z’n allen blijven doen, en probeer de zaak met een grapje of relativerende opmerking het spreekwoordelijke hart onder de riem te steken. Er komt vaak veel positieve denk- en innovatiekracht door vrij!

Beheersing of dialoog?

De benadering van virtueel teamwork door Watkins doet soms wat ouderwets aan. De sturing is vooral top-down, en de interactie lijkt vooral gericht op controle en beheersing. Zijn aandacht voor misverstanden lijkt zeer terecht, maar de oplossing komt neer op meer controle en beheersing. Een fris contrast bieden de suggesties van het YEC op Forbes. Veel meer gericht op samenwerking, dialoog en interactie. Dat lijkt (nog) meer kans te bieden op een geslaagd virtueel samenwerkend team.

Waardeer dat we mensen zijn

We zijn hyper-sociale wezens, stelt Clark. En daarom zijn veiligheid en betrokkenheid twee kernwaarden voor mensen. Wie daar als leidinggevende goed aandacht aan blijft besteden, door begrip te tonen voor angst en onzekerheid, laat zijn team niet alleen goed functioneren. Hij of zij geeft daarmee impliciet aan dat deze organisatie menselijk gedrag op waarde weet te schatten. Misschien is dat wel de belangrijkste voorwaarde voor optimale prestaties tijdens een crisis, en voor personeelsbehoud met duurzame inzetbaarheid daarna.



Print Friendly, PDF & Email
Tags : ,
Categorie : Langer werken, Nieuws, Tools

Reageer op dit artikel

*

Congres over Duurzame Inzetbaarheid 2021

Half thuis, half op de zaak… en misschien ook nog weleens onderweg. Hybride werken is de nieuwe vorm van duurzaam doorwerken als we uit de crisis komen. Onderzoek toont aan dat de balans tussen werk en privé een grote uitdaging is voor de thuiswerkende medewerkers. Hoe geef je vorm aan het DI-beleid in de nieuwe hybride omgeving? Laat je tijdens het online congres over Duurzame Inzetbaarheid op 15 en 17 juni 2021 inspireren door de experts en vooruitstrevende bedrijven. Zij nemen je mee in de nieuwste inzichten op het gebied van duurzame inzetbaarheid. Twee middagen vol inspiratie, kennis en praktische tips voor jouw DI-beleid.

Bekijk het complete programma en schrijf je in!

Opleidingen

Heeft u al eens een bezoek gebracht aan het opleidingsplatform van PW? Schrijf u in voor de maandelijke event nieuwsbrief en blijf op de hoogte van de nieuwste events & opleidingen voor HR. Bekijk het actuele aanbod events: PW. academy

E-mailnieuwsbrief

visual_ezine2Elke week het laatste nieuws over duurzame inzetbaarheid in uw inbox?

Meld u aan voor de nieuwsbrief

Volg ons #overdi

facebook     Linkedin     twitter

E-learning Werkplekchecker

Check de werkplek
Is er nog onvoldoende aandacht voor de werkplek, werkhouding en beweging binnen de organisatie? De Werkplekchecker is een flexibele scan die een snelle beoordeling van de persoonlijke beeldschermwerkplek maakt. Dit kan tijdens het werk en op de werkplek, zonder het inhuren van een adviseur. Voorkom productiviteitsverlies, gezondheidsklachten en ziekteverzuim!
Meer informatie / programma

Boeken

Een leven lang inzetbaar
Duurzame inzetbaarheid van werknemers is een belangrijk thema in Nederland gezien de vergrijzing en ontgroening van onze arbeidsmarkt. Maar wat is duurzame inzetbaarheid precies?
Meer informatie

Leidinggeven aan talentontwikkeling
Medewerkers laten leren zonder ze een dure cursus aan te biede. En ze helpen om budgetneutraal optimale prestaties neer te zetten. Leer hoe je dit alledaags stimuleert.Trek talentontwikkeling naar een hoger plan.
Meer informatie

 

Vakmedianet gebruikt cookies om bepaalde voorkeuren te onthouden en af te stemmen op uw vakmatige interesse. Meer informatie over het gebruik van cookies .

Schrijf u in voor de nieuwsbrief van Over Duurzame Inzetbaarheid