Heeft hybride werken de toekomst?

Thuiswerken is niet hetzelfde als Het Nieuwe Werken. Het thuiswerken dat we nu, noodgedwongen moeten doen is hetzelfde als de traditionele manier van werken. Maar dan met veel meer ruimte tussen de bureaus. Hybride werken is meer dan enkele dagen per week thuis of op de zaak werken. Wat er gedaan moet worden bepaalt waar je werkt. Wordt hybride werken het Nieuwe Werken van de nabije toekomst?

Veel mensen werken nu thuis op dezelfde manier als vroeger, op kantoor. Vaste begin- en eindtijden, min of meer vaste pauzes voor koffie, thee en lunch. Op zich niets mis mee. En het biedt ook zeker voordelen boven de traditionele manier van werken. Minder reistijd, productievere werkdagen en meer flexibiliteit.

Vierkantje in een rondje

Maar wanneer je langdurig op deze manier werken op de zaak thuis nabootst, want dat is het goed beschouwd, dan ervaar je de nadelen van thuiswerken steeds nadrukkelijker. Die nadelen ontstaan vooral omdat je eigenlijk een vierkantje in een rondje probeert te proppen. Meer stress omdat je alles strakker moet plannen, je hebt de neiging om te lang door te werken en dat geeft een verstoorde werk-privébalans. De vaste werktijden van kantoor, met daar tussenin veel onderlinge contacten, nabootsen op je thuiswerkplek. Informeel contact en non-verbale signalen ontbreken. Snel uitwisselen van gedachten, ideeën en standpunten kan niet zo. Ondertussen gebeurt er thuis ook nog van alles, en niemand herinnert je ergens aan.

Permanent thuiswerken vraagt om hybride werken

Wordt het thuiswerken (semi)permanent, dan moet je het werk op een heel andere manier inrichten. Dat betogen diverse management consultants. Waaronder Jeroen Busscher op PW., en Enrique Dans op Forbes. Semi-permanent thuiswerken vraagt om een werkvorm die steeds vaker hybride werken heet. Er is nog geen vastomlijnde definitie. Maar één principe komt overal terug: werken onafhankelijk van tijd en plaats. Mensen werken niet per se gelijktijdig met elkaar samen aan een klus of project. Elk teamlid levert een bijdrage, maar doet dat op een plaats en tijd die hem of haar het beste uitkomt. Uiteraard binnen een gestelde deadline.

Meester over je eigen werk

Werkt dat echt? Jeroen Busscher is ervan overtuigd. ‘Corona heeft laten zien dat tijd- en plaatsonafhankelijk werken geen schade toebrengt aan de productiviteit en de kwaliteit. De vrijheid om het werk zelf te plannen, om het te doen op de plek waar ze willen. Meester zijn over je eigen werk en je los te kunnen maken van het conformisme dat leidinggevende en collega’s van je vragen, heel bevrijdend is. Dat we zo flexibeler, sneller en doelgerichter werken dan ooit.’

Mensen blijven sociale dieren

Maar dit Nieuwe Werken is niet voor iedereen even geschikt. Ook Busscher wijst erop dat mensen sociale dieren zijn. Dus hebben we behoefte aan frequent contact. We moeten elkaar kunnen ontmoeten in de wandelgangen, tijdens het kletspraatje bij de koffie of bij een de brainstorm met de voeten op vergadertafel. ‘We hebben allemaal ervaren’, vervolgt Busscher, ‘dat we helemaal niet alleen maar thuis achter ons schermpje willen werken, maar dat juist een combinatie het allereffectiefst en prettigst is.’

Hybride werken: kies de juiste vorm

Hybride werken is dus niet zozeer werken op de plekken en tijden die je zelf het beste uitkomen. Het is meer een werkvorm kiezen die het beste past bij de taken en opdrachten die je moet uitvoeren. Fysiek bij elkaar in dezelfde ruimte creatieve ideeën spuien als er een nieuw concept, werkwijze of product moet worden bedacht. Meningen peilen en allianties vormen als er een ingewikkelde kwestie aan komt. Snel elkaar kunnen aanvullen voor een (impromptu) noodoplossing. Zijn de onderdelen of fases duidelijk, dan kan een ieder elk zelf een deel uitwerken. Op de tijd en plek die hem of haar het beste past. Thuis, of in een verzamelgebouw of een koffiehuis als dat kan.

Hybride werken vraagt om verschillende soorten werkplekken

Twee aspecten zijn heel belangrijk bij hybride werken. De organisatie moet diverse soorten werkplekken aanbieden. Een waar mensen makkelijk fysiek bij elkaar kunnen komen. Een soort dorpsplein waar we elkaar min of meer toevallig tegen het lijf kunnen lopen. En kleinere ruimtes waar een medewerker iets vertelt aan de anderen. Of waar een klein groepje kort een concept verder kan uitwerken. ‘Leren doen we steeds meer door professionals met elkaar te laten discussiëren, en elkaar te laten inspireren’, zegt Jeroen Busscher.

Moet je hybride werk strak plannen?

De tweede voorwaarde bij hybride werken is zo mogelijk nog belangrijker. En weinig belicht, tot nu toe. Hybride werk vraagt om goede planning. Want als mensen snel uit elkaar gaan voor uitwerkingen, hoe controleer je als manager of leidinggevende dan of het goed gaat? Of mensen niet deels elkaars werk doen, of met iets komen dat niet (goed) aansluit? Een hybride manager doet dat niet met strakke planningen over wie wat doet, waar en wanneer. Hij of zij geeft de teamleden alle ruimte om dat zelf te regelen. En maakt daarbij duidelijk welke resultaten worden verwacht, en op welke termijn. Met direct de vraag er achteraan: wat kan ik doen om je daarbij te helpen?

Kantoor wordt een soort clubhuis…

Hybride werken zal deel worden van ieders normale werkweek, in welke vorm of maat dan ook. Het traditionele kantoor wordt een soort ‘co-locatieplek’ waar mensen elkaar ontmoeten voor sociale en creatieve activiteiten. Een soort clubhuis, wordt het hybride kantoor ook wel genoemd. Vooral bedoeld voor ontmoetingen, onderling en met de klanten, contacten en andere relaties. Een plek die soms hier, soms daar en dan weer ergens anders is te vinden. Hybride werken hoeft dus niet per se alleen op kantoor of thuis plaats te vinden. Het kan overal gebeuren, waar het passend of praktisch is. Misschien is de term nomadisch werken beter passend voor dit concept.

.. met allerlei soorten ruimtes…

Het kantoor verdwijnt dus niet. Het verandert wel. Je kunt denken aan een soort clubhuis waar vooral ook veel in gewerkt zal worden. Maar dan op allerlei manieren: individueel werken aan een concentratietaak, korte meetings in wisselende teams, soms met klanten erbij als co-makers, netwerkbijeenkomsten om plannen te smeden en contacten te versterken.

… of een verzamelgebouw

Als het al een clubhuis wordt, dan wordt het hybride kantoor een soort verzamelgebouw met allerlei werkplekken, zalen en zaaltjes. Er moeten voldoende plekken zijn waar je ongestoord kunt overleggen, videovergaderen of werken. Videovergaderen gaat prima als je alleen bent. Maar wat als in dezelfde ruimte waar jij videovergadert een andere collega aan het bellen is? En wat als je met meer collega’s tegelijk in één ruimte wilt deelnemen aan dezelfde videovergadering. Lees hier meer verwachtingen over de toekomst van het kantoor.

Ondersteunen en faciliteren

Hybride werken vraagt vooral om vrijheid en vertrouwen. Vrijheid om echt autonoom te werken, en het vertrouwen dat de medewerkers het beste doen voor de klanten en het bedrijf. Plus de flexibiliteit, van management en medewerkers, om het kleine autonome team zijn werk zelf te laten (her)inrichten als dat nodig is. Van HR en het management vraagt dat veel meer om een ondersteunende, faciliterende rol. En dat betekent: een fundamentele organisatieverandering. Een herinrichting van de organisatie, waarbij vooral de verbindingen tussen de mensen en onderdelen veel aandacht behoeven. In dit artikel lees je meer over de rol van het management in hybride organisaties.