Stelling
"Elke ceo moet elk kwartaal verplicht minstens een week meedraaien op de werkvloer."
11
1
  
View
Partners
Partners
altijd het laatste nieuws!

Meld u hier aan voor de gratis e-mailnieuwsbrief.

Een leven lang inzetbaar?

Met interventies en best practices

Gratis whitepapers!

>> Zoek, vind en download

Volg ons nu

Tweets over duurzame inzetbaarheid

Thuis Dossiers Langer werken Een optimale dagindeling werkt duurzamer
Langer werken

Een optimale dagindeling werkt duurzamer

planningen en werkdrukte

Grofweg zijn er twee soorten werkende mensen: de ‘broeders’, en de wegmeppers. De ‘broeders’ zijn mensen die werk zo veel mogelijk uitstellen. De wegmepper houdt boven alles van een lege tafel, of schone in-box. Geen van beide aanpakken zorgt voor een optimale dagindeling. Wat wel?

De analytisch ingestelden onder ons bekijken de taak eerst eens van zo veel mogelijk kanten, en nemen dan een kopje koffie. Ondertussen bezinnen ze zich op de beste manier(en) om dit aan te pakken. De ‘wegmepper’ doet daar niet aan. Hij vindt het een sport om zo veel mogelijk werk af te handelen zodra het op zijn bord komt.

Vasthouden aan prioriteiten

Beide soorten gedrag hebben voors en tegens. Uitstellers missen het momentum. Ze kijken de kat uit de boom, lijken daarbij sloom en incapabel, het werk stapelt zich op en ze doen niks. Toch halen ze vaak wel de betere resultaten. Wegmeppers zijn vaak vermoeider aan het eind van een werkdag. Ze hebben vaak geen idee meer wat ze hebben gedaan, ze zijn het overzicht kwijt.

Kijk naar de situatie

Mensen die, afhankelijk van de situatie, kiezen voor een van beide werkstrategieën houden daar het beste gevoel aan over. Het zijn mensen die weinig uitstellen, stipt zijn en goed kunnen vasthouden aan taken. Ze hebben meer eigenwaarde en minder burn-outsymptomen. Daarnaast komen ze vitaler over, omdat ze minder klagen over tijdgebrek en werkstress.

Op zoek naar het opgeruimde gevoel

Hoe kom je aan de beste tijdsindeling elke werkdag? Eentje waarbij je al het werk af hebt dat moest gebeuren, en dat zodanig hebt gedaan dat je er een tevreden en ‘opgeruimd’ gevoel aan hebt overgehouden? Met dat vraagstuk worstelen steeds meer thuiswerkers. Vooral degenen die een zetje in de rug nodig hebben om tot hun beste prestaties te komen.

Dagindeling is geen aftiklijstje

Maak een goede, strakke en volledige dag- en weekplanning, adviseren de meeste thuiswerkexperts. Waaronder TNO. Geen check- of aftiklijstje, maar een echte planning over de hele werkdag. Met langere en korte micropauzes, en privé-momenten. En concentratietijden, enkele uren per dag waarop je echt niet gestoord mag, kunt en wilt worden. Je tijd goed kunnen indelen of verdelen tussen het uitdijend aantal taken, verzoeken, projecten en opdrachten is een zeer belangrijke soft skill. Ook goed tegen stress en burn-outs.

8 Tips voor de optimale dagindeling

Klinkt prima, maar hoe maak je zo’n optimale dagindeling voor elke werkdag? Uit de managementadviezen hierover van de afgelopen anderhalf jaar destilleerden we de volgende tips.

1} Maak een planning per maand.

Kijk wat verder vooruit, per maand bijvoorbeeld, naar de kritische momenten bij elke opdracht. Wat zijn de belangrijkste resultaten in elk project, voor elk team? Wat zijn de belangrijkste doelen waar jij aan kunt bijdragen? Waarop kan jij echt pieken, of het verschil maken? Kijk en kies vooral pro-actief, zorg dat je zo snel mogelijk aanhaakt bij het begin van deze klussen. Dan maak je de ontstaansgeschiedenis mee, snap je de ontwikkeling en tussenresultaten beter, en weet je nog beter hoe je kunt bijdragen.

2} Verdeel de (was)lijst per maand over enkele weken.

Misschien is het een goed idee om enkele weken te gaan werken met die lange lijst. Verdeel de taken zo veel mogelijk over de weken, en pas op voor zelfoverschatting. Kijk daarna welke items er nog onaangeroerd op staan. Dat zijn de de zaken die niet op je lijst horen. Streep ze dan ook rigoureus door. Hiervoor pleit de bekend freelance journalist Rebecca Knight in haar artikel ‘Stop Feeling Guilty About Your To-Do List‘.

3} Prioriteer elke dag opnieuw.

Concentreer je elke (werk)dag op de taken die vandaag echt moeten gebeuren. Bepaal aan het begin van de dag welke dat zijn, en stel jezelf het doel dat die dingen ook echt af moeten. Bespreek het met de collega’s en de manager, controleer deze ‘dagdoelen’ op haalbaarheid, en moedig teamleden aan om hetzelfde te doen.

4} Denk aan je eigen optimale dagindeling.

Wanneer ben je op je best / productiefst / creatiefst / slimst, kortom ‘uitgeslapendst’? Pak dan de grote of ingewikkeldste klussen (de ‘olifanten’) aan. Hou bepaalde concentratietijden aan. Doe de routineklussen op de andere tijden, waarbij je ook meer tijd hebt voor onderbrekingen. Niet alleen ben je zo optimaal productief, het geeft ook dat tevreden gevoel op het einde van de dag dat er echt iets uit je handen (en hoofd) is gekomen.

5} Doe aan verwachtingsmanagement.

Wie bezig is met een concentratietaak, doet er goed aan om een bordje ‘niet storen’ op te hangen. Dat geldt ook in het digitale tijdperk: zet zo veel mogelijk stoorzenders uit. Zet mail en berichtendiensten uit tijdens dat werk, met een automatische verwijzing naar de tijd waarop je klaar zult zijn. Wees liever duidelijk over zaken die je (nu) niet kunt doen dan teveel hooi tegelijk op je vork laden. Mensen vinden dat niet leuk, maar iets toezeggen en het dan niet kunnen doen vinden ze nog vervelender.

6} Denk om de marge

Bijna alles duurt wat langer dan je zou willen. Dat geldt zeker bij haast, of drukte. Plan dus altijd wat extra tijd voor elke taak, afspraak of gebeurtenis. Dan kan het alleen maar meevallen. En het geeft wat ruimte om een collega in nood te helpen of mee te werken aan een spoedklus. Dat geeft niet alleen veel extra voldoening, het is ook goed voor je reputatie. Maar probeer verder wel om zo veel mogelijk te blijven werken volgens de dagagenda. Anders verlies je extra tijd door opnieuw plannen en paniekreacties op onverwachte zaken.

7} Leer om ‘nee’ te zeggen.

Prioriteren betekent onvermijdelijk: mensen teleurstellen. Zeker in deze onzekere coronatijden zullen de prioriteiten vaak veranderen, soms elke dag. Wijs daarom alles af dat niet bijdraagt aan de taken en doeleinden die nu echt belangrijk zijn. Iedereen te vriend willen houden is een snelle manier om overwerkt, overspannen en gestresst te raken.

8} Hanteer vaste pauzes, en een eindtijd.

Neem minstens elke 50 minuten een micro-pauze van een halve tot hele minuut, en 2 keer per dag een langere pauze buitenshuis. En op het eind van elke dag: stoppen op een vaste eindtijd, de computer en andere werkapparatuur uitzetten, en het werk beëindigen. Liefst met een vast ritueel. Het helpt de meeste (gedwongen) thuiswerkers enorm als ze min of meer vaste werktijden aanhouden, of werkende perioden elke werkdag. Toch doet nu maar 3 van elke 10 thuiswerkers dat…



Print Friendly, PDF & Email
Tags :
Categorie : Langer werken, Nieuws, Rendement op arbeid
Opleidingen

Heeft u al eens een bezoek gebracht aan het opleidingsplatform van PW? Schrijf u in voor de maandelijke event nieuwsbrief en blijf op de hoogte van de nieuwste events & opleidingen voor HR. Bekijk het actuele aanbod events: PW. academy

E-mailnieuwsbrief

visual_ezine2Elke week het laatste nieuws over duurzame inzetbaarheid in uw inbox?

Meld u aan voor de nieuwsbrief

Volg ons #overdi

facebook     Linkedin     twitter

E-learning Werkplekchecker

Check de werkplek
Is er nog onvoldoende aandacht voor de werkplek, werkhouding en beweging binnen de organisatie? De Werkplekchecker is een flexibele scan die een snelle beoordeling van de persoonlijke beeldschermwerkplek maakt. Dit kan tijdens het werk en op de werkplek, zonder het inhuren van een adviseur. Voorkom productiviteitsverlies, gezondheidsklachten en ziekteverzuim!
Meer informatie / programma

Boeken

Een leven lang inzetbaar
Duurzame inzetbaarheid van werknemers is een belangrijk thema in Nederland gezien de vergrijzing en ontgroening van onze arbeidsmarkt. Maar wat is duurzame inzetbaarheid precies?
Meer informatie

Leidinggeven aan talentontwikkeling
Medewerkers laten leren zonder ze een dure cursus aan te biede. En ze helpen om budgetneutraal optimale prestaties neer te zetten. Leer hoe je dit alledaags stimuleert.Trek talentontwikkeling naar een hoger plan.
Meer informatie

 

Vakmedianet gebruikt cookies om bepaalde voorkeuren te onthouden en af te stemmen op uw vakmatige interesse. Meer informatie over het gebruik van cookies .

Schrijf u in voor de nieuwsbrief van Over Duurzame Inzetbaarheid