Stelling
"Generalisten zijn de duurzaamst inzetbare medewerkers."
26
16
  
View
Partners
Partners
altijd het laatste nieuws!

Meld u hier aan voor de gratis e-mailnieuwsbrief.

Een leven lang inzetbaar?

Met interventies en best practices

Gratis whitepapers!

>> Zoek, vind en download

Volg ons nu

Tweets over duurzame inzetbaarheid

Thuis Anders werken Videovergaderen, hoe duurzaam is dat?
Anders werken

Videovergaderen, hoe duurzaam is dat?

videovergaderen

De een haat het, de ander zweert erbij. Hoe dan ook, videovergaderen per webcam is sinds een halfjaar amper meer weg te denken uit ons werkende leven. Hoe benut je de voordelen zo veel mogelijk, en vermijd je de nadelen?

Eindelijk een einde aan die eindeloze, oeverloze leuterpartijen elke maandagochtend. Zeggen de haters van de traditionele vergadering. Zij huldigen het einde van de ego shows en de nietszeggende kattenbelletjes. Kortom, de ruis of het sociale cement waardoor mensen beter contact hebben met elkaar, zeggen de voorstanders van het sociale aspect van die traditionele bijeenkomsten.

VCF

Maar het gaat dus vaak nog niet helemaal zoals het zou moeten, dat videovergaderen. Vooral managers zitten vaak nog hele dagen achter de webcam, om maar met zo veel mogelijk mensen en teams in overleg te blijven. Het ‘echte werk’ verschuift bij hen naar de avonduren. Stanford is een onderzoek begonnen naar een nieuw fenomeen dat steeds vaker opduikt: VCF, of video conferencing fatigue. Meldt het NRC. Zoom fatigue heet het ook wel. Dus moet er iets aan de hand zijn met vergaderingen op afstand via Zoom of Teams.

Oogcontact is anders

Waar zitten de problemen bij videovergaderen? Onder andere in het oogcontact, zo lijkt het. Tijdens een klassieke vergadering kijken we elkaar vaak niet direct aan. Mensen maken aantekeningen, lezen stukken, kijken op hun smart phone. Ondertussen kunnen we het verloop van de vergadering toch volgen. Dat komt vooral door de vele non-verbale tekens die we van anderen zien als iedereen fysiek bij elkaar zit.

De macht van de webcam

Door een webcam zie je alleen het gezicht van de ander(en), dat vaak vreemd in beeld komt. Staat de camera te hoog dan lijkt dat op onderdanigheid. Komt het gezicht te dicht in beeld dan komt dat bedreigend over. En even weglopen tijdens een videovergadering is not done.

5 Tips voor beter videovergaderen

Wat kunnen we doen om die nadelen om te buigen in voordelen? Uit de snel toenemende stapel managementlectuur over videovergaderen hebben we deze 5 tips gedestilleerd.

1} Elke videovergadering heeft een duidelijk doel.

Natuurlijk is er niks mis met een informele binnenkomst, even wat stoom afblazen of gek doen. Maar dan is al snel de vraag: waarom zijn we virtueel bij elkaar? Wat moet er zijn bereikt aan het eind van deze meeting? Benoem concreet een of twee doelen, en stel altijd van tevoren een agenda op. Hou het kort, en krachtig. Ook bij videomeetings met een sociaal doel, zoals het dagelijkse rondje stemmingen peilen. Laat iedereen in één woord of zin uitdrukken hoe hij en zij zich voelt. Thuiswerkers managen kan daarnaast ook met een vast vragenuurtje per video. Voor iedereen die een kort item wil en kan bespreken in hoogstens 10 minuten. Op is op.

2} Wees selectief met uitnodigingen.

Vergaderen per videolink kan erg uitputtend zijn. Dus vragen mensen zich sneller dan bij fysieke vergaderingen af waarom ze in een virtuele meeting zitten. Zeker omdat een videovergadering maar één doel heeft. Liever 3 korte meetings achter elkaar met alleen de mensen die hier echt over gaan of bij horen. Zijn dat steeds dezelfde? Nodig dan 1 of 2 anderen uit. Of rouleer de rol van voorzitter. Dat liever dan een algemene ‘werkvergadering’ met 10 onderwerpen waarbij de helft voor de helft niet is betrokken. Zo’n vergadering duurt niet langer dan 3 korte, maar het voelt wel zo.

3} Hoe ziet het scherm eruit?

Wie staat bovenaan in het scherm? Elke app heeft daar een ander algoritme voor. Maar bovenaan ‘staan’ is niet alleen psychisch van belang. Het benadert ook het beste onze natuurlijke manier van naar elkaar kijken. Zorgen dat iedereen dezelfde indeling ziet is een verbetering. In Teams kan alleen de gespreksleider dat, door zijn overzichtsscherm te delen. Nog beter: de Together-mode in Teams. Iedereen ‘staat’ dan in een virtuele ruimte bij elkaar op het scherm. Geen storende achtergronden meer. Deze modus is nog in ontwikkeling bij Microsoft, meldt NRC.

4} Let op de techniek.

Overweeg een headset als de speakers op het bureau niet krachtig genoeg zijn om de sprekende vergaderpartners goed te horen. Elimineer ook alle stoorzenders, zoals muziek op de achtergrond, apparaten en (zo veel mogelijk) buren, buitengeluiden en kinderen.De ICT-support moet zodanig zijn dat ze je snel kunnen helpen bij storingen. Voldoende kennis en toegang tot alle systemen dus, en alle benodigde menskracht. Ook om mensen waar nodig te trainen in samenwerken op afstand, en video-vergaderen.

5} Blijf samen werken.

Hou de dagelijkse contacten goed, zoek collega’s bewust op in regelmatige (video)vergaderingen, virtuele koffie- en theepauzes en virtuele vragenrondes. Zeker bij langer werken op afstand kan je het overzicht en inzicht op complexere projecten kwijt raken. Feedback van anderen kan helpen om weer een helder beeld te krijgen van de taak, iets sneller en kwalitatief beter af te ronden. Maar doe dat wel op gezette, en bij voorkeur ook geplande tijden elke dag. En voor wie de hele dag door videovergadert: pak minstens eenmaal per dag ook de telefoon en praat ‘gewoon’ met een collega.



Print Friendly, PDF & Email
Tags : , ,
Categorie : Anders werken, Nieuws
Opleidingen

Heeft u al eens een bezoek gebracht aan het opleidingsplatform van PW? Schrijf u in voor de maandelijke event nieuwsbrief en blijf op de hoogte van de nieuwste events & opleidingen voor HR. Bekijk het actuele aanbod events: PW. academy

E-mailnieuwsbrief

visual_ezine2Elke week het laatste nieuws over duurzame inzetbaarheid in uw inbox?

Meld u aan voor de nieuwsbrief

Volg ons #overdi

facebook     Linkedin     twitter

E-learning Werkplekchecker

Check de werkplek
Is er nog onvoldoende aandacht voor de werkplek, werkhouding en beweging binnen de organisatie? De Werkplekchecker is een flexibele scan die een snelle beoordeling van de persoonlijke beeldschermwerkplek maakt. Dit kan tijdens het werk en op de werkplek, zonder het inhuren van een adviseur. Voorkom productiviteitsverlies, gezondheidsklachten en ziekteverzuim!
Meer informatie / programma

Boeken

Een leven lang inzetbaar
Duurzame inzetbaarheid van werknemers is een belangrijk thema in Nederland gezien de vergrijzing en ontgroening van onze arbeidsmarkt. Maar wat is duurzame inzetbaarheid precies?
Meer informatie

Leidinggeven aan talentontwikkeling
Medewerkers laten leren zonder ze een dure cursus aan te biede. En ze helpen om budgetneutraal optimale prestaties neer te zetten. Leer hoe je dit alledaags stimuleert.Trek talentontwikkeling naar een hoger plan.
Meer informatie

 

Vakmedianet gebruikt cookies om bepaalde voorkeuren te onthouden en af te stemmen op uw vakmatige interesse. Meer informatie over het gebruik van cookies .

Schrijf u in voor de nieuwsbrief van Over Duurzame Inzetbaarheid