Stelling
"Bij langer thuiswerken moet je het werk zelf heel anders inrichten."
26
4
  
View
Partners
Partners
altijd het laatste nieuws!

Meld u hier aan voor de gratis e-mailnieuwsbrief.

Een leven lang inzetbaar?

Met interventies en best practices

Gratis whitepapers!

>> Zoek, vind en download

Volg ons nu

Tweets over duurzame inzetbaarheid

Thuis Anders werken Gaan we na deze crisis echt anders werken?
Anders werken

Gaan we na deze crisis echt anders werken?

Terwijl veel organisaties nog druk bezig zijn met de gevolgen van het coronavirus in de dagelijkse praktijk denken steeds meer mensen steeds harder na over de vraag hoe het moet als we straks wel weer terug mogen naar kantoor. Zeker na de oproep van premier Rutte om na te denken over scenario’s waarbij de anderhalve meter economie het nieuwe normaal wordt. Henny van Egmond, specialist op Het Nieuwe Werken, denkt op Facto met je mee.

Door: Henny van Egmond*

Het moment dat we weer naar kantoor kunnen lijkt te naderen, al zal het niet vòòr 20 mei gebeuren. De boodschap van premier Rutte is dat we moeten wennen aan anderhalve meter afstand houden om te voorkomen dat het virus aan een nieuwe uitbraak begint. En dat maakt naar het werk gaan al een enorme uitdaging voor de gebruikers van het openbaar vervoer. Zelf reis ik vrijwel altijd met de trein, de laatste tijd regelmatig tussen mijn woonplaats Leiden en Den Haag Centraal, ook in de spits. Zelfs al zou het aantal reizigers halveren, wat een illusie is, dan nog lukt het niet die anderhalve meter te bewaken.

Voorspellingen komen vaak niet uit

Veel trendwatchers voorspellen dat door het coronavirus het thuiswerken met gebruik van virtuele middelen definitief is doorgebroken en zelfs de nieuwe norm wordt. Vooropgesteld, voorspellingen komen meestal niet uit. En zeker op het gebruik van technologie in het werk zijn tal van voorspellingen niet uitgekomen.

Informatiestress

Neem bijvoorbeeld de boodschap van Bill Gates over hoe technologie het werk gaat veranderen uit 2005. Hij voorspelde dat nieuwe software ons zou helpen om onze weg te vinden in de enorme stroom van informatie. Niets is minder waar. Vandaag de dag komen we om in mails, krijgen we stress van Facebook en Twitter en stroomt het ene na het andere WhatsApp-bericht binnen. Informatiestress is nog net geen ziekte.

Werkt iedereen massaal thuis na deze crisis?

De voorspelling dat iedereen massaal thuis werkt na deze crisis – sommige ‘experts’ vooral van IT-bedrijven denken zelfs vier dagen in de week – gaat niet uitkomen. Lees de kranten die vol staan met verhalen over gezinnen waar mensen nog net niet elkaar de hersens in slaan, kijk naar de gesprekken met deskundigen die voorspellen dat ouders die nu al weken thuis werken met hun kinderen daarbij risico’s lopen op PTSS en burn-out. En hoor de verhalen uit organisaties waar mensen klagen over sociaal isolement en zelfs paniekaanvallen krijgen.

Verstandige organisaties bereiden zich voor

De mens is een groepsdier. En dat blijkt ook uit diverse recente onderzoeken waarin ze aangeven dat ze terugverlangen naar kantoor, naar hun collega’s, naar de informele gesprekken, zelfs – ja, je leest het goed – naar de kantoortuin. Verstandige organisaties bereiden zich dan ook voor op het moment dat gaat komen. En gaan nu aan de slag zodat het straks goed verloopt. In het vervolg een aantal zaken waaraan je kunt denken.

Voer het nieuwe werken nu echt in

Eerst maar eens een misverstand uit de wereld helpen. Thuiswerken is natuurlijk niet gelijk aan wat voorheen het nieuwe werken werd genoemd. Het nieuwe werken is een werkstijl, gebaseerd op uitgangspunten als sturen op resultaat, eigen verantwoordelijkheid, vertrouwen en vooral ook vrijheid voor medewerkers om meer zelf te beslissen waar en wanneer ze hun werk verrichten. Tijd- en plaats-onafhankelijk dus en activity based, oftewel je kiest de plek die het best bij je activiteit past. Thuis is dan slechts één optie.

Vertrouwen en verantwoordelijkheid

Verplicht vijf dagen thuiswerken heeft dus weinig met het nieuwe werken te maken. Vooral niet als je kijkt hoe veel organisaties het nu toepassen. In sommige organisaties start de dag met een overleg tussen manager en medewerker waarbij de laatste moet aangeven wat hij of zie die dag gaat doen. Aan het eind van de dag wordt wederom contact gezocht om te kijken of het werk wel is verricht. Weg vertrouwen en eigen verantwoordelijkheid.

Helder over het ‘wat’

De belangrijkste gedachte achter het nieuwe werken is: als je helder bent over wat het werk moet opleveren, kan je het ‘hoe’ overlaten aan medewerkers zelf. Zij kunnen namelijk als geen ander bepalen wat de meest efficiënte en effectieve manier is om hun werk te verrichten. Organisaties die een dergelijke werkstijl hebben ingevoerd, merken dat er minder vergaderingen nodig zijn en zien een drastische reductie in het aantal mails. Als het namelijk helder is voor mensen wat ze te doen hebben, is er minder overleg nodig. Of zoals managementgoeroe Peter Drucker al dertig jaar geleden zei: Vergaderingen zijn een signaal van een slechte organisatie.

Wat moet je doen om een moderne manier van werken in te voeren?

  • Maak per team heldere resultaatafspraken. Dan gaat het niet over output, maar over outcome. Output is het aantal dossiers dat je hebt afgehandeld, of het aantal klanten dat je per uur aan de telefoon spreekt. Outcome gaat over het effect van het werk. Oftewel, niet – alleen – het aantal klanten, maar vooral het aantal klanten dat tevreden is over het gesprek.
  • Maak per team heldere werkafspraken. In werkafspraken staat hoe vaak teamleden elkaar gaan zien. Om efficiënt en effectief te kunnen werken, om kennis te delen en om de sociale cohesie te bewaren. Dat gaat dus een stukje verder dan een virtuele vrijmibo die veel organisaties nu halsoverkop hebben ingevoerd.
  • Bespreek in het team de mogelijkheden om activiteiten op andere plekken uit te voeren dan op kantoor, maar geef mensen de vrijheid om dat zelf te beslissen. Sommige mensen hebben een prima werkplek thuis, anderen niet. Sommige mensen vinden thuis werken heerlijk, anderen zweren bij werken op kantoor. Sommigen kunnen geen onderscheid maken tussen werk en privé (zij staan continu ‘aan’), voor anderen is dat geen enkel probleem. Het verplichten tot thuiswerk werkt vrijwel altijd contraproductief.
  • Geef mensen de spullen die ze nodig hebben. In alle haast zijn mensen vaak met alleen een laptop en mobiel naar huis gestuurd. Zo werken leidt onvermijdelijk tot gezondheidsklachten. Bovendien voldoet een organisatie niet aan de Arbowetgeving en kan dus aansprakelijk worden gesteld. Een thuiswerkpakket – laptopstandaard, los toetsenbord en losse muis – kost minder dan 100 euro per persoon. Dat lijkt veel, maar een fysieke werkplek kost tussen de 6.000 en 10.000 euro per jaar. Kortom, waar hebben we het over?
  • En tenslotte natuurlijk de ICT. Geef software om samen te werken. Leidt mensen op en maak afspraken over nieuwe manieren van virtueel samenwerken.

Waarvoor hebben we een kantoor?

Een organisatie die vanuit een visie het nieuwe werken wil invoeren denkt de komende tijd ook na over wat de functies van een kantoor eigenlijk zijn. Individueel werken kan met de juiste middelen overal. Dus kantoren met grote aantallen individuele werkplekken horen eigenlijk bij het verleden. In feite heeft het kantoor van de nabije toekomst nog maar drie functies: ontmoeten, overleg en communiceren. Deze functies vergen een ander kantoorconcept dan het traditionele. Natuurlijk zijn er nog wel individuele werkplekken om bijvoorbeeld even tussen een paar ontmoetingen en een overleg te kunnen werken, maar een belangrijk deel van de ruimte faciliteert de interactie.

Bureaus eruit!

Omdat organisaties – als doorgaat wat premier Rutte voorspelt – anderhalve meter als norm moeten gebruiken, lijkt het moment daar om veel bureaus te verwijderen en ruimte te creëren voor de andere functies. Natuurlijk met voldoende afstand. Overgebleven bureaus en stoelen kunnen naar mensen die thuis nog geen ergonomisch verantwoorde werkplek hebben.

Allemaal tegelijk naar kantoor? Dat kan niet

Het lijkt onwaarschijnlijk dat we bij terugkeer naar wat inmiddels het ‘nieuwe normaal’ heet, in één keer allemaal weer naar kantoor kunnen. Momenteel zien we dat een aantal organisaties waarbij mensen aanwezig moeten zijn op kantoor de teams gesplitst hebben. Of A- en B-teams hebben gemaakt die afwisselend op kantoor zijn. Je kunt ook denken aan verruimde werktijden, bijvoorbeeld van 7 tot 12 uur en van 12.30 uur tot 18.30 uur. Mensen werken 6 uur op kantoor en twee uurtjes thuis, bijvoorbeeld om administratie of hun mail te doen. Dat betekent direct ook dat het openbaar vervoer in de spits minder wordt belast.

Variëren met werkdagen?

Een andere variant is variëren met werkdagen. Denk bijvoorbeeld aan een groep die maandag en dinsdag op kantoor is, woensdag, donderdag en vrijdag thuis werkt. En een andere groep precies andersom. Om de week wordt er gewisseld. En ook de werkdagen van 9 uur zijn een optie om het aantal aanwezig in het kantoor te spreiden. Veel werkgevers vinden vier keer 9 een probleem, maar als je goede afspraken over resultaten hebt gemaakt, is dat eigenlijk onzin.

Kantoor in het weekend geopend?

En tenslotte, als je werkelijk het nieuwe werken invoert, bepalen mensen hun werktijden en -dagen in hoge mate zelf. Natuurlijk moet dat kunnen met de taken die je hebt te doen, maar als dat mogelijk is, wat is er dan eigenlijk tegen het openstellen van het kantoor in het weekeinde? In een organisatie waar mensen volwassen met elkaar omgaan en medewerkers de vrijheid hebben om zelf te bepalen waar en wanneer is in het weekeinde naar kantoor gaan helemaal geen rare gedachte.

Hoe komen we op kantoor?

Alle bovenstaande suggesties gaan over de situatie dat mensen in het kantoor willen werken, maar de grote vraag is natuurlijk: hoe komen we daar? Een beetje spreiding van begin- en eindtijden lijkt volstrekt onvoldoende. Carpoolen is geen optie, tenzij je een grote personenbus hebt waarbij je anderhalve meter afstand kunt houden. En ook massaal in je eentje met de auto naar werk is ook geen oplossing. Zoveel parkeerplaatsen zijn er niet, en het zou leiden tot een continue file.

Elektrische fiets?

Uit onderzoek van een aantal grote organisaties blijkt dat medewerkers gemiddeld 30 kilometer van hun werk af wonen. Wat nu als we alle medewerkers die op maximaal 25 kilometer afstand wonen een elektrische fiets geven? Sinds dit jaar kan het fiscaal aantrekkelijk, het is goed in het kader van de vitaliteit en onze conditie en ook voor het beperken van de stikstofuitstoot. Bovendien, de zomer komt eraan. Als we die periode met ons allen een beetje ons best doen, kunnen we in de herfst misschien weer gewoon met het openbaar vervoer.

Wie is…

*Henny van Egmond is partner bij Yolk, bureau voor organisatieontwikkeling en groei. Hij is auteur van diverse boeken over het nieuwe werken en verantwoordelijk voor invoering van nieuwe manieren van werken bij tientallen organisaties in Nederland (waaronder centrale kantoor Rabobank) en andere landen in Europa.



Print Friendly, PDF & Email
Tags : ,
Categorie : Anders werken, Blog, Nieuws
De week van Duurzame Inzetbaarheid 2020

Promo week duurzame inzetbaarheid23 tot en met 27 november: De week van Duurzame Inzetbaarheid

Duurzame inzetbaarheid is niet voor niets nog steeds één van de belangrijkste HR-thema’s. Het is de taak van HR om de medewerker nu en in de toekomst inzetbaar te houden. In een omgeving die steeds sneller verandert, is dat voor veel organisaties een uitdaging. Hoe zorg je er voor dat de medewerkers vitaal, vakbekwaam en gemotiveerd blijven?

Tijdens de week van duurzame inzetbaarheid organiseert PW. in 2020 opnieuw hét event Duurzame Inzetbaarheid. Hét jaarlijkse vakevent waar je letterlijk en figuurlijk voelt wat duurzame inzetbaarheid inhoudt en wat je moet doen om er binnen de organisatie mee aan de slag te gaan.

Bekijk de informatiepagina!

E-mailnieuwsbrief

visual_ezine2Elke week het laatste nieuws over duurzame inzetbaarheid in uw inbox?

Meld u aan voor de nieuwsbrief

Volg ons #overdi

facebook     Linkedin     twitter

Opleidingen

Heeft u al eens een bezoek gebracht aan het opleidingsplatform van PW? Schrijf u in voor de maandelijke event nieuwsbrief en blijf op de hoogte van de nieuwste events & opleidingen voor HR. Bekijk het actuele aanbod events: PW. academy

Check de werkplek
Is er nog onvoldoende aandacht voor de werkplek, werkhouding en beweging binnen de organisatie? De Werkplekchecker is een flexibele scan die een snelle beoordeling van de persoonlijke beeldschermwerkplek maakt. Dit kan tijdens het werk en op de werkplek, zonder het inhuren van een adviseur. Voorkom productiviteitsverlies, gezondheidsklachten en ziekteverzuim!
Meer informatie / programma

Boeken

Een leven lang inzetbaar
Duurzame inzetbaarheid van werknemers is een belangrijk thema in Nederland gezien de vergrijzing en ontgroening van onze arbeidsmarkt. Maar wat is duurzame inzetbaarheid precies?
Meer informatie

Leidinggeven aan talentontwikkeling
Medewerkers laten leren zonder ze een dure cursus aan te biede. En ze helpen om budgetneutraal optimale prestaties neer te zetten. Leer hoe je dit alledaags stimuleert.Trek talentontwikkeling naar een hoger plan.
Meer informatie

 

Whitepapers
Vakmedianet gebruikt cookies om bepaalde voorkeuren te onthouden en af te stemmen op uw vakmatige interesse. Meer informatie over het gebruik van cookies .

Schrijf u in voor de nieuwsbrief van Over Duurzame Inzetbaarheid